Είσοδος Πελατών
Το μυστικό της επιτυχίας για τις περισσότερες επιχειρήσεις κρύβεται στον τρόπο που χειρίζονται την Εξυπηρέτηση Πελατών τους. Είτε πρόκειται για μικρές είτε για μεσαίες ή για μεγάλες επιχειρήσεις, το Customer Service κατέχει σημαντικό ρόλο στην εργασιακή καθημερινότητα. Η My Office δίνει αξία στον παράγοντα αυτόν καταβάλλοντας κάθε δυνατή προσπάθεια, προκειμένου να σας παρέχει την υψηλότερης ποιότητας Εξυπηρέτηση Πελατών, τόσο απέναντι σε εσάς όσο και απέναντι στους δικούς σας πελάτες.
Πώς, λοιπόν, μπορεί να γίνει άκρως επιτυχημένη η εξυπηρέτηση πρώτης γραμμής της επιχείρησής σας; Ως βασικότερη προϋπόθεση ορίζεται η θέληση των αρμόδιων να εξυπηρετήσουν, να βοηθήσουν, να είναι ευγενικοί και υπομονετικοί. Στη συνέχεια, σημαντικό ρόλο παίζει η σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ πελάτη και εταιρείας, που επιτυγχάνεται μέσα από το τρίπτυχο «σαφήνεια – ειλικρίνεια – σιγουριά» για την παρεχόμενη πληροφορία. Τέλος, υπάρχουν και ορισμένες δεξιότητες, τις οποίες τα άτομα που απασχολούνται στην εξυπηρέτηση είναι απαραίτητο να κατέχουν, και οι οποίες παρουσιάζονται στη συνέχεια:
1. Ενσυναίσθηση
Η Εξυπηρέτηση Πελατών πρέπει να απαρτίζεται από άτομα που έχουν την ικανότητα να κατανοούν τον τρόπο σκέψης και τα συναισθήματα που προκαλούνται στον πελάτη από οποιοδήποτε πρόβλημα μπορεί να συναντήσει. Στη συνέχεια, θα πρέπει να κάνει ό,τι είναι δυνατόν προκειμένου να επιλύσει το ζήτημα.
2. Υπομονή & Ψυχραιμία
Κάθε πελάτης ή κάθε ζήτημα, που θα ανατεθεί στο τμήμα της Εξυπηρέτησης Πελατών, χρειάζεται τον χρόνο του. Έτσι, ο εκνευρισμός δεν θα πρέπει να καταναλώνει δυνάμεις που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν στην επίλυση του ζητήματος. Ο επαγγελματισμός θα πρέπει να υπερισχύει, ακόμα και στις πιο δύσκολες συνθήκες.
3. Προθυμία
Ένα αίτημα που προέρχεται από τον πελάτη μπορεί να ικανοποιηθεί με δύο πιθανούς τρόπους: είτε τυπικά και διεκπεραιωτικά είτε μέσα από μία διαδικασία που θα στοχεύει στην παροχή προστιθέμενης αξίας στην εμπειρία του πελάτη με την εταιρεία. Η διαφορά των δύο εντοπίζεται στο πόσο πρόθυμο θα είναι το άτομο που εργάζεται στην εξυπηρέτηση πελατών να κάνει αυτό το «κάτι παραπάνω».
4. Επικοινωνιακό Χάρισμα
Το Customer Service δεν θα πρέπει να γίνεται με «αποστειρωμένο» τρόπο. Πρόκειται για μία αλληλεπίδραση με τον πελάτη που βασίζεται στην επικοινωνία. Επομένως, ακόμη και δεξιότητες ή χαρίσματα που, φαινομενικά, μπορεί να είναι άσχετα με το ζήτημα (π.χ. επικοινωνιακές δεξιότητες) θα παίξουν ρόλο στην αλληλεπίδραση αυτή. Το προσωπικό που ασχολείται με το Customer Service, δείχνοντας ενδιαφέρον για τέτοιες λεπτομέρειες, θα δημιουργήσει μία εμπειρία εξυπηρέτησης που θα εντυπωσιάσει τον πελάτη.
5. Όρεξη για Μάθηση
Το προσωπικό που απασχολείται σε μία εταιρεία θα πρέπει να γνωρίζει το αντικείμενο εργασιών της και να εμβαθύνει σε κάθε προσφερόμενη υπηρεσία. Έτσι, θα είναι σε θέση να δίνει την κατάλληλη λύση σε οποιοδήποτε ζήτημα προκύψει με ευκολία και ταχύτητα ή να προτείνει την καταλληλότερη εναλλακτική.
6. Κριτική Σκέψη
Η κατανόηση πολύπλοκων ζητημάτων και η άμεση προσπάθεια επίλυσής τους είναι, επίσης, άκρως σημαντικοί παράγοντες για το Customer Service. Έτσι, τα άτομα που εργάζονται σε αυτό θα πρέπει να μπορούν να προτεραιοποιούν και να αποφασίζουν σε ποια ζητήματα θα αφιερώνουν χρόνο και σε ποια όχι. Επιπλέον, θα πρέπει να μπορούν να κρίνουν την κάθε κατάσταση και τον κάθε πελάτη ξεχωριστά και να δρουν αναλόγως.
7. Πραγματικό Ενδιαφέρον Για Το Αντικείμενο Εργασίας
Το σημαντικότερο όλων, που αποτελεί βασική προϋπόθεση για όλα όσα προαναφέρθηκαν, είναι η ύπαρξη πραγματικού ενδιαφέροντος από την πλευρά των εργαζομένων στην Εξυπηρέτηση Πελατών για το αντικείμενο της ασχολίας τους. Το πάθος για επικοινωνία και η θέληση να εξυπηρετήσουν αποτελούν τα βασικότερα κίνητρά τους για την καλύτερη δυνατή εκτέλεση της εργασίας τους.
Ο συνδυασμός των παραπάνω παραγόντων δημιουργεί τον ιδανικό εργαζόμενο για τον τομέα της Εξυπηρέτησης Πελατών και μετατρέπει την καθημερινή επικοινωνία με τους πελάτες σας στην καλύτερη διαφήμιση για την επιχείρησή σας. Για αυτό και το κρίσιμο αυτό τμήμα της θα πρέπει να απαρτίζεται από προσωπικό που είναι πλήρως καταρτισμένο και γνωρίζει άριστα το αντικείμενο της εργασίας του. Η My Office στοχεύει διαρκώς στο να εξασφαλίζει στους πελάτες της το υψηλότερο επίπεδο Customer Service μέσα από τις υπηρεσίες Τηλεγραμματείας που παρέχει.
