Είσοδος Πελατών
Κάθε επαγγελματίας αναγνωρίζει στο πρόσωπο της γραμματέως του ένα άτομο εμπιστοσύνης, στο οποίο μπορεί να στηριχθεί, προκειμένου να φέρει εις πέρας κάθε καθήκον που της ανατίθεται. Η άμεση σχέση ανάμεσα στη γραμματέα και τον προϊστάμενό της θα πρέπει να χαρακτηρίζεται από αλληλοσεβασμό, υπευθυνότητα και – κυρίως – εχεμύθεια. Ποια είναι, όμως, τα χαρακτηριστικά εκείνα που θα κάνουν τη γραμματέα σας να ξεχωρίζει – είτε εκείνη εργάζεται in-house είτε εξ αποστάσεως – και ποια είναι τα βασικότερα καθήκοντά της;
Καθήκοντα
Η γραμματέας αναλαμβάνει να διεκπεραιώνει την καθημερινή σας αλληλογραφία – εισερχόμενη και εξερχόμενη – και να συντάσσει διάφορα επαγγελματικά έγγραφα, ανάλογα με τις ανάγκες σας. Επιπλέον, εφόσον της ανατεθεί, αναλαμβάνει την επικοινωνία με πελάτες και συνεργάτες, προκειμένου να ρυθμίζει ραντεβού και υποθέσεις σας.
Γνώσεις
Στις απαιτούμενες γνώσεις κάθε γραμματέως περιλαμβάνονται αυτές της οργάνωσης και διοίκησης επιχειρήσεων, ενώ κάποιες πιο εξειδικευμένες, που εξαρτώνται από τον τομέα στον οποίο εργάζονται, αφορούν σε γνώσεις λογιστικής και φορολογικής νομοθεσίας, σύνταξης εγγράφων -όπως δελτία τύπου- αλλά και γνώσεις Marketing και Οικονομικών.
Δεξιότητες
Παρόλ’ αυτά, ακόμα και αν δεν κατέχει όλες τις γνώσεις που αναφέρθηκαν παραπάνω, η πραγματικά επιτυχημένη γραμματέας διαθέτει οκτώ βασικές δεξιότητες που την κάνουν να ξεχωρίζει:
1. Επικοινωνία
Θα πρέπει να μπορεί να μεταφέρει αποτελεσματικά σκέψεις και ιδέες προφορικά ή γραπτά, με νόημα που να είναι κατανοητό από όλους και ορθό, τόσο ορθογραφικά όσο και γραμματικά.
2. Δημιουργικότητα
Αναφερόμαστε στην ικανότητα δημιουργικής σκέψης πέρα από τα συνηθισμένα, με σκοπό την ανακάλυψη διαφορετικών τρόπων και μεθόδων, προκειμένου να ολοκληρωθούν διάφορες διαδικασίες με τον βέλτιστο τρόπο.
3. Εξοικείωση με την τεχνολογία
Κάθε καλή γραμματέας θα πρέπει να γνωρίζει τις τελευταίες εξελίξεις στην τεχνολογία, οι οποίες αφορούν σε προγράμματα και τεχνικές που είναι σχετικά με τον τομέα της εργασίας της.
4. Ευελιξία
Προκειμένου να ξεχωρίσει, η γραμματέας θα πρέπει να μπορεί να προσαρμοστεί στις συνεχείς αλλαγές που μπορεί να προκύπτουν στο καθημερινό πρόγραμμα, τόσο το δικό της όσο και το δικό σας.
5. Διαχείριση της πληροφορίας
Η ικανότητα αυτή σχετίζεται με το πώς μπορεί να βρει πληροφορίες, να τις διαχειριστεί με τον βέλτιστο τρόπο και να τις αξιοποιήσει κατάλληλα, για να παράξει όφελος για την εταιρεία.
6. Αυτοέλεγχος
Η γραμματέας μίας μικρής ή μεσαίας επιχείρησης ή ενός ελεύθερου επαγγελματία, θα κληθεί να αντιμετωπίσει και δύσκολες καταστάσεις, όπως για παράδειγμα έναν ιδιαίτερα απαιτητικό ή δυσαρεστημένο πελάτη. Σημαντικό, επομένως, είναι να μπορεί να ανταποκριθεί με ψυχραιμία και να διαχειριστεί την κατάσταση με ευγένεια και αποτελεσματικότητα.
7. Εξυπηρέτηση πελάτη
Προκειμένου να διαφοροποιηθεί κάθε επιχείρηση από τον ανταγωνισμό, η εξυπηρέτηση των πελατών της είναι ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες που μπορεί να εκπληρώσει αυτόν τον στόχο. Η αποτελεσματικότητα της γραμματέως ως προς τον παράγοντα αυτόν, θα την κάνει πραγματικά ξεχωριστή.
8. Μεθοδικότητα, αντίληψη και εκτίμηση των καταστάσεων
Πολλές φορές, η γραμματέας είναι εκείνη που θα κληθεί να προνοήσει και να προλάβει καταστάσεις – που, ενδεχομένως, να είναι δυσάρεστες για την επιχείρηση- πριν αυτές δημιουργηθούν. Επομένως, η αντίληψη και η προνοητικότητα είναι ιδιαίτερα σημαντικές αρετές που οφείλει να διαθέτει κάθε επιτυχημένη γραμματέας.
Η My Office, αναγνωρίζοντας όλα τα παραπάνω, προσφέρει υπηρεσίες Τηλεγραμματείας απόλυτα συνυφασμένες με τα καθήκοντα, τις γνώσεις και τις δεξιότητες που κάνουν μία γραμματέα να ξεχωρίζει. Οι συνεργάτιδες της My Office είναι πλήρως καταρτισμένες στο αντικείμενό τους και φροντίζουν να σας παρέχουν υψηλής ποιότητας υπηρεσίες με απόλυτη εχεμύθεια, ανταποκρινόμενες στις ανάγκες του σύγχρονου περιβάλλοντος εργασίας.
