Μπορεί, συχνά, να θεωρείται μία κουραστική διαδικασία που απαιτεί αρκετό από τον πολύτιμο χρόνο σας σε καθημερινή βάση, αλλά η οργάνωση της εταιρικής αλληλογραφίας θα σας απαλλάξει από τη συνεχή αναζήτηση των mails σας σε φακέλους εισερχόμενων, απεσταλμένων, junks ή ανάμεσα στα δεκάδες newsletters που όλοι λαμβάνουμε!
Στη My Office αντιλαμβανόμαστε ότι ο χρόνος είναι πολύτιμος για κάθε επιχείρηση, για αυτό και έχουμε αναπτύξει υπηρεσίες διαχείρισης αλληλογραφίας – τόσο ηλεκτρονικής όσο και συμβατικής, προκειμένου να διευκολύνουμε τους πελάτες μας. Επιπλέον, συγκεντρώσαμε και σας παρουσιάζουμε κάποιες βασικές συμβουλές που θα σας διευκολύνουν να οργανώσετε αποτελεσματικά την εταιρική αλληλογραφία σας!
Α. Φίλτρα
Οι πάροχοι ηλεκτρονικής αλληλογραφίας – Gmail, Outlook, Yahoo – προσφέρουν τη δυνατότητα να δημιουργήσετε φίλτρα, τα οποία ταξινομούν αυτόματα τα εισερχόμενα mails σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε τα φίλτρα αυτά με βάση συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά, τον αποστολέα ή τον παραλήπτη τους. Αντίστοιχα, μέσω της επιλογής whitelist έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε στη λίστα σας συγκεκριμένους αποστολείς ή κάποιες λέξεις-κλειδιά, προκειμένου να βεβαιωθείτε ότι αυτά τα emails δεν θα καταλήξουν στα junks.
Β. Ταξινόμηση
Και τι γίνεται με τα mails που έχουν παραμείνει στα Εισερχόμενά σας; Δημιουργήστε ένα σύστημα οργάνωσης, ώστε να τα ταξινομείτε ανάλογα με τη χρήση, το περιεχόμενο και τον αποστολέα τους.
- Ξεκινήστε με τη δημιουργία φακέλων στα Εισερχόμενά σας.
Κάθε φάκελος μπορεί να ανήκει σε έναν αποστολέα – είτε αυτός είναι πελάτης είτε συνεργάτης σας – ώστε κάθε φορά που θα επικοινωνείτε μαζί του, να γνωρίζετε πού θα ανατρέξετε.
- Συνεχίστε με τη δημιουργία χρωματικής κωδικοποίησης.
Η τακτική αυτή έχει αποδειχθεί ιδιαίτερα βοηθητική και είναι εξαιρετικά απλή. Η πλειοψηφία των παρόχων e-mail προσφέρει τη δυνατότητα επισήμανσης της αλληλογραφίας σας με μία γκάμα χρωμάτων, καθένα από τα οποία μπορεί να συμβολίζει ό,τι εσείς επιθυμείτε. Έτσι, μπορείτε να διαχωρίζετε τα mails σας, για παράδειγμα, ανάλογα με τη σημαντικότητά τους, το αν αφορούν σε κάποια εργασία που πρέπει να κάνετε, εάν προέρχονται από κάποιον πελάτη/ασθενή που επιθυμεί να κλείσει ραντεβού στο γραφείο/ιατρείο σας ή εάν αφορούν σε κάποια εργασία που έχει, πλέον, ολοκληρωθεί.
Αυτές είναι κάποιες μόνο από τις τακτικές που μπορείτε να ακολουθήσετε για μία αρχική οργάνωση της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφίας. Το επόμενο ζήτημα που πρέπει να επιλυθεί είναι η απάντηση και η διευθέτηση όλων αυτών των emails, διαδικασία που απαιτεί αρκετό από τον πολύτιμο εταιρικό σας χρόνο. Για αυτό, η My Office βρίσκεται στο πλευρό σας, με τις υπηρεσίες Διαχείρισης Αλληλογραφίας, που στοχεύουν στην απλοποίηση της εργασιακής σας καθημερινότητας.
Μέσω της Διαχείρισης της Ηλεκτρονικής σας Αλληλογραφίας, το έμπειρο προσωπικό της My Office αναλαμβάνει να ταξινομεί, αλλά και να απαντά στα εισερχόμενα μηνύματά σας, να σας ενημερώνει με συγκεντρωτικές αναφορές και να προωθεί μηνύματα που εσείς υποδεικνύετε κάθε φορά στους πελάτες σας. Η διευκόλυνση της επιχειρηματικής σας ζωής βρίσκεται ένα κλικ μακριά!